10 червня 2026 року завершується 5-річний період переведення паперових трудових книжок у цифровий формат. Про це повідомили у Пенсійному фонді України.

Йдеться про те, що українці, які мають записи у трудовій до 1 січня 2004 року, повинні оцифрувати свої паперові трудові книжки, щоб в електронній трудовій їм відображалася інформація про всі періоди їхньої праці.  

У Пенсійному фонді підкреслюють, що інформація про трудову діяльність осіб, що розпочалась після 1 січня 2004 року, не потребує підтвердження шляхом оцифрування трудової книжки, оскільки вже внесена в реєстр застрахованих осіб на підставі звітів страхувальників.

Як оцифрувати трудову книжку

Оцифрувати паперову трудову книжку можна безпосередньо у сервісному центрі Пенсійного фонду, або самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ portal.pfu.gov.ua.

Подати скановані копії паперової трудової книжки можуть як роботодавці (через особистий кабінет страхувальника), так і працівники самостійно (через особистий кабінет застрахованої особи).

Водночас, якщо з тих чи інших причин сканкопію паперової трудової книжки у визначений період не буде подано на оцифрування, то це не призведе до втрати набутого страхового стажу. Проте, надалі, при виході на пенсію, цей стаж можуть не врахувати і його потрібно буде підтверджувати додатковими документами.

Перевірити, чи оцифрована ваша трудова книжка і чи всі дані внесено коректно можна, зокрема, в особистому кабінеті.

Як подати скан-копії онлайн

Для онлайн-подачі заяви алгоритм дій такий:

Крок 1. На вебпорталі ПФУ авторизуйтесь в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Крок 2. У розділі “Комунікації з ПФУ”, оберіть вкладку “Відомості про трудові відносини”.

Крок 3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.

Крок 4. Прикріпіть скан-копії необхідних документів та натисніть кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.

Відео-інструкція для працівників — за посиланням, для роботодавців — тут.

З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі “Мої звернення”.

Важливо! Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:

• скан-копія має бути кольорова;
• скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи;
• рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.