10 червня 2026 року завершується 5-річний період переведення паперових трудових книжок у цифровий формат. Про це повідомили у Пенсійному фонді України.

До цього часу українці, які мають записи у паперовій трудовій до 1 січня 2004 року, повинні оцифрувати її, щоб в електронній трудовій їм відображалася інформація про всі періоди праці. 

У Пенсійному фонді підкреслюють, що інформація про трудову діяльність осіб, що розпочалась після 1 січня 2004 року, не потребує підтвердження шляхом оцифрування трудової книжки, оскільки вже внесена в реєстр застрахованих осіб на підставі звітів страхувальників.

Як оцифрувати трудову книжку

Оцифрувати паперову трудову книжку можна безпосередньо у сервісному центрі Пенсійного фонду, або самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ portal.pfu.gov.ua.

Подати скановані копії паперової трудової книжки можуть як роботодавці (через особистий кабінет страхувальника), так і працівники самостійно (через особистий кабінет застрахованої особи).

Що буде, якщо вчасно не оцифрувати 

Якщо з тих чи інших причин ви не подасте на оцифрування сканкопію паперової трудової книжки у визначений період, то це не призведе до втрати набутого страхового стажу. Проте, надалі, при виході на пенсію, цей стаж можуть не врахувати і його потрібно буде підтверджувати додатковими документами.

У ПФУ кажуть, що головний ризик — втрата або пошкодження паперового документа. Якщо дані не оцифровані, а паперова книжка буде втрачена після 10 червня, то підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.

Перевірити, чи оцифрована ваша трудова книжка і чи всі дані внесено коректно можна, зокрема, в особистому кабінеті.

Додамо, що у Верховній Раді є зареєстровано законопроєкт №14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення, проте він ще не прийнятий. Тому чинним залишається дедлайн 10 червня 2026.

Як подати скан-копії онлайн

Для онлайн-подачі заяви алгоритм дій такий:

Крок 1. На вебпорталі ПФУ авторизуйтесь в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Крок 2. У розділі “Комунікації з ПФУ”, оберіть вкладку “Відомості про трудові відносини”.

Крок 3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.

Крок 4. Прикріпіть скан-копії необхідних документів та натисніть кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.

Відео-інструкція для працівників — за посиланням, для роботодавців — тут.

З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі “Мої звернення”.

Важливо! Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:

• скан-копія має бути кольорова;
• скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи;
• рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Нагадаємо, цього червня на львів'ян чекає низка змін: від пільгового проїзду для жителів Мурованської громади та зміни адресних повідомлень від “Львівобленерго” до згорання “Національного кешбеку” та початку реформи Збройних Сил України. Більше про це — за посиланням.